Evaluación de Desempeño : Buk Chile

Objetivo:

Este artículo tiene como objetivo orientar a los usuarios en la configuración y gestión eficaz de las evaluaciones de desempeño dentro de su plataforma. Se busca proporcionar una comprensión integral del proceso, que se compone de tres pasos clave: la creación y carga de competencias, la asignación de metas u objetivos, y la configuración de la evaluación en sí.

Alcance / Limitaciones:

El enfoque de este artículo está dirigido a administradores y perfiles con el permiso habilitado para ver y configurar las evaluaciones de desempeño. Esta información se centra en la configuración de la evaluación, asumiendo que el usuario ya ha revisado la información pertinente sobre la creación de competencias y la asignación de metas.

Sustento Legal y Aplicaciones:

Las evaluaciones de desempeño se utilizan para el desarrollo profesional, en consonancia con legislaciones que promueven la formación y el crecimiento dentro de las empresas. Esto fomenta un entorno de mejora continua y Feedback constructivo, estableciendo un sistema que no solo evalúa, sino que también contribuye al desarrollo y satisfacción de los colaboradores.

Proceso:

Para iniciar la configuración de una evaluación de desempeño, recuerda que primero debes crear y configurar las competencias y luego cargar las metas u objetivos (accede a los artículos mediante los links para que puedas revisar toda la información detallada sobre estos pasos previos). Una vez revisado el punto anterior, accede a la sección "Talento". Luego, selecciona "Desempeño" y haz clic en "Evaluaciones". Aquí podrás comenzar el proceso seleccionando "Nueva Evaluación".

En la configuración de una nueva evaluación, debes asignar un nombre y establecer las fechas correspondientes al proceso de evaluación. A continuación, te encontrarás con tres secciones esenciales: "Etapas del proceso", "Formulario" y "Resultados". A continuación se describe cada uno:

1.- Etapas del proceso:

Esta sección te permite configurar el tipo de evaluación que usarás. Los tipos de evaluación disponibles son:

Evaluación Descendente: El colaborador es evaluado por su jefe directo o supervisor.
Autoevaluación: El colaborador se evalúa a si mismo.
Evaluación Paralela: El colaborador es evaluado por sus pares.
Evaluación Ascendente: El colaborador es evaluado por sus dependencias.

Si requieres más de un tipo, selecciona la casilla "Habilitar múltiples evaluaciones". Para definir una secuencia, activa la opción "Habilitar evaluación secuencial". Si no necesitas múltiples evaluaciones, continúa sin marcar estos recuadros.

Adicionalmente deberás definir el peso de tu evaluación y, si deseas, establecer en las "Configuraciones avanzadas" los siguientes aspectos según cada evaluación:

Tipo de evaluación - Opciones avanzadas	Configuraciones avanzadas	Imagen
Evaluación descendente	Si habilitas el check box en la evaluación descendente de "Validación" deberás definir a tus validadores quienes aprobarán la Evaluación de Desempeño. Al hacerlo podrás visualizar la siguiente Configuración avanzada: Notificar al validador y evaluador: Notifica al validador cuando tenga que validar una evaluación y notifica al evaluador cuando las validaciones son aprobadas o rechazadas. Notificar inicio de evaluación: Al activar esta opción podrás escribir un mensaje que les llegará a los participantes como aviso de inicio de la Evaluación de Desempeño. Cantidad máxima de evaluadores: Establece la cantidad máxima de evaluadores que podrán intervenir en el proceso. Habilitar fase de verificación: Permite a los verificadores asignados cambiar o verificar a los evaluadores asignados. Si activas esta opción, podrás asignar a los verificadores al momento de agregar a los participantes. Sin embargo, para poder visualizar esta opción es necesario que en las Configuraciones Generales de tu plataforma tengas activada la opción de "Habilitar Fase de Verificación".
Autoevaluación	Mostrar el formulario al evaluador descendente: Solo si la evaluación ya fue completada, permite mostrar el formulario al evaluador descendente. Notificar inicio de evaluación: Al activar esta opción podrás escribir un mensaje que les llegará a los participantes indicándoles que se ha dado inicio a la evaluación.
Evaluación paralela y Evaluación ascendente	Notificar inicio de evaluación: Al activar esta opción podrás escribir un mensaje que les llegará a los participantes como aviso de inicio de la Evaluación de Desempeño. Cantidad máxima de evaluadores: Establece la cantidad máxima de evaluadores que podrán intervenir en el proceso. Habilitar fase de verificación: Permite a los verificadores asignados cambiar o verificar a los evaluadores asignados. Si activas esta opción, podrás asignar a los verificadores al momento de agregar a los participantes. Sin embargo, para poder visualizar esta opción es necesario que en las Configuraciones Generales de tu plataforma tengas activada la opción de "Habilitar Fase de Verificación".

Al final, determina si quieres incluir etapas adicionales como "Calibración", "Feedback" y/o "Apelación" marcando las casillas correspondientes.

2.- Formulario de Evaluación:

Configura el formulario de evaluación, que puede ser único o diferente para cada tipo de evaluación. Debes incorporar secciones como Competencias, Metas, Preguntas Abiertas y Potencial, asignando a cada una una escala de evaluación y un peso específico. Para múltiples formularios, utiliza el ícono de la tuerca para definir el nombre y tipo de cada formulario. Guarda los cambios y en las "Configuraciones avanzadas" añade un texto de bienvenida y decide si permitirás comentarios en el formulario.

Competencias: Debes seleccionar los tipos de competencias que incluirá el formulario, transversales y/o específicas, y elegir las competencias definiendo el peso que tendrá cada una.
Metas: Puedes incorporar en la evaluación el alcance de metas u objetivos previamente definidos y asignarle un peso en la ponderación de la evaluación eligiendo el tipo de escala a utilizar para esta sección. Las metas pueden cargarse directamente en la ficha del empleado o masivamente a través del importador de metas. Deberás seleccionar los pesos de las categorías a evaluar.
Preguntas abiertas: Esta sección permite incluir preguntas de tipo texto libre al formulario de evaluación. Puedes crearlas manualmente o importarlas.
Potencial: En evaluación descendente puedes incluir preguntas de potencial las cuales te ayudarán a gestionar el talento de tu organización. Este indicador será utilizado para la construcción de la herramienta Nine Box en los resultados de tu proceso. Debes elegir el tipo de escala a utilizar.

Para asignar múltiples formularios haz clic en el ícono de la tuerca y define el nombre y tipo de evaluación para cada formulario a establecer. Una vez listo, presiona "Guardar". Adicionalmente, en las "Configuraciones avanzadas" podrás ingresar un texto de bienvenida al proceso y seleccionar si deseas permitir comentarios en el formulario.

3.- Resultados:

Configura la escala final del resultado del proceso, eligiendo entre una escala de notas o porcentaje, colores y definiendo los niveles mínimo y máximo para cada categoría. Puedes añadir más categorías a las haciendo clic al botón de "Añadir categoría" y puedes eliminar categorías existentes desde el ícono de la papelera.

Una vez configurada la evaluación, guarda los cambios con "Guardar y Salir". Ahora, puedes agregar participantes al proceso.

4.- Participantes:

Los participantes del proceso de evaluación pueden agregarse tanto de manera manual como masivamente. Para hacerlo, primero presiona sobre tu evaluación y selecciona "Monitorear Evaluación". Luego, en la sección de "Acciones", elige si deseas agregar tus participantes de forma individual o masiva. Además, con este mismo botón podrás compartir la evaluación con usuarios específicos, los cuales podrán ver o editar la misma.

Si optas por agregar manualmente a los participantes, selecciona la opción "Editar participantes manualmente" desde el botón "Acciones". Esta opción te permite tanto agregar nuevos participantes como editar los ya existentes. A continuación, visualizarás un recuadro donde podrás definir o modificar a los participantes seleccionados. Una vez que hayas terminado, presiona "Agregar Selección", confirma a los participantes y guarda los cambios.

Al guardar, tendrás la oportunidad de definir quiénes serán los evaluadores. Aunque el sistema puede asignar automáticamente a los supervisores como evaluadores, tienes la posibilidad de editar esta asignación si lo consideras necesario. Una vez que hayas finalizado esta configuración, presiona "Guardar".

En el caso de que elijas agregar a los participantes de forma masiva, podrás hacerlo a través del botón "Acciones", seleccionando "Editar Participantes Masivamente". Este proceso te presentará una plantilla con instrucciones para la carga y modificación de la estructura. En esta plantilla, deberás indicar el RUT del participante, el evaluador, el validador y la asignación de pesos. Una vez que hayas completado y descargado el template, rellénalo y súbelo seleccionando "Seleccionar archivo" para finalizar la carga.

Si durante el proceso deseas compartir la evaluación de desempeño con un usuario, ya sea para que pueda verla o editarla, podrás hacerlo desde el mismo botón de "Acciones", presionando la opción de "Compartir". A continuación visualizarás un recuadro que te permitirá seleccionar al usuario que tendrá acceso a la evaluación. Además, podrás definir si este tendrá permiso solo para ver la evaluación o también para editarla.

Antes de comenzar tu evaluación, te aconsejamos revisar en la vista general la evaluación desde el ícono de la lupa para confirmar los detalles. Desde esta misma sección, podrás editar la escala y redefinir las configuraciones utilizando el ícono del lápiz y la tuerca respectivamente.

Una vez todo listo, comienza tu evaluación desde el botón de "Comenzar evaluación".

5.- Revisar el Estado de la Evaluación:

Durante la evaluación, podrás revisar su estado en diferentes etapas: "Configuración", "Iniciado", "Calibrando", "Feedback" y "Finalizado". En cada etapa, tendrás la capacidad de modificar participantes, evaluadores, enviar recordatorios y revisar los resultados finales. A continuación, la descripción de cada uno de los estados:

En Configuración: Etapa donde se define nombre, fecha, mensajes, tipos de evaluación, participantes, evaluadores y escala de resultado de la evaluación.
Iniciado: Período en el cual se está realizando la evaluación. Podrás ver en qué etapa se encuentra el proceso, el estado de avance, modificar participantes o evaluadores dependiendo en qué etapa se encuentre la evaluación y enviar recordatorios.
Calibrando: Período en el cual se están revisando las notas del proceso. En esta etapa es posible modificar notas.
Feedback: Período en que publicas las notas y dejas Feedback en la Ficha del colaborador.
Finalizado: La etapa de evaluación finalizó y las evaluaciones son publicadas en la ficha de cada empleado. Podrás revisar los resultados a través de reportes los cuales podrás navegar a través de diversos filtros.

Concluida la evaluación, los resultados, gráficos y notas estarán disponibles en "Monitorear Evaluación", proporcionando una visión completa del desempeño de los colaboradores y facilitando la toma de decisiones basada en datos concretos.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas.
Módulos: Gestión del desempeño.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Si deseas que en las "Configuraciones avanzadas" figure la opción de "Habilitar fase de verificación" cuando estés configurando tu Evaluación de Desempeño, deberás tener habilitada la Configuración General de "Habilitar Fase de Verificación". Lo que hará esta configuración es permitirte asignar validadores al proceso quienes podrán revisar o editar la evaluación respectiva.

Palabras Claves:

Desempeño, evaluación, autoevaluación, validar, validador, verificación, descendente, paralela, calibración, Feedback, Ninebox, competencias, metas, evaluar, proceso, comenzar, editar, resultados, compartir.

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