Revisa aquí cómo configurar tus flujos de Movimiento y Baja
Workflow de Movimiento: Este flujo te permitirá realizar cambios asociados al trabajo de los empleados y permite modificar tanto campos de sistema como atributos personalizados asociados a esa entidad (trabajo).
Workflow de Baja: Este flujo te permitirá realizar el termino del trabajo de los empleados y dejar la ficha en estado inactiva.
*Importante: Workflow de Baja no genera de forma automática el finiquito, esta acción se debe realizar directamente en la ficha de los empleados.
Para crear un workflow de movimiento/baja debes debes ir a Empleados >> Solicitudes.
Una vez que te encuentres en el modulo, debes ingresar a Configuración (engranaje) >> Nueva Plantilla de Proceso y completar los campos "Nombre" y "Tipo" (ambos obligatorios) donde tienes que marcar la opción "Movimiento" o "Baja" y finalmente guardar.
Es fundamental indicar el "Tipo" de flujo dado que esto determinará los campos que podremos seleccionar en la configuración posterior.
Cuando los pasos anteriores hayan sido realizados, podrás comenzar a configurar tu flujo de movimiento donde automáticamente podrás visualizar un resumen del flujo a configurar. Por defecto, el flujo trae 2 operaciones para comenzar (ambos editables):
- Operación 1
- Gatillador
Configuración: Para comenzar debemos configurar los Permisos, Campos y Notificaciones dentro de la Operación 1 la cual puede ser renombrada.
1)Permisos
En este apartado podrán configurar los permisos para realizar solicitudes de movimiento, los cuales pueden ser:
A) Área/Cargo
Esta opción permitirá conceder acceso a realizar solicitudes de movimiento a los usuarios que cumplan con la sub-área y cargo ingresado dentro de los permisos. Si no se cumple con está condicionó los usuarios no tendrán acceso a las solicitudes.
B) Administradores de Solicitudes
Esta opción permitirá conceder acceso a realizar solicitudes de movimiento a los usuarios que dentro de su perfil tengan permiso de modificación.
2) Campos
Como fue comentado anteriormente, al seleccionar el tipo de flujo tendremos campos según esa elección en cada etapa dentro del flujo. En el caso de Movimiento encontraremos campos asociados al trabajo; mientras que en Baja encontraremos campos asociaos al termino del trabajo.
Campos Movimiento
Campos Baja
Estos campos puedes ser como editables, obligatorios u opcionales según requiera la configuración del flujo. Siempre recomendamos que en la primera operación al menos estén configurados como editables y opcionales para el correcto llenado de los campos.
3) Dependencias
Esta opción permite determinar en que momento se activaran las etapas. Las dependencias solo aplican al gatillador y a operaciones distintas a la primera.
- Operación: indicar operación que activará la siguiente operación.
- Estado: indicar el estado de la operación que activará la siguiente operación.
4) Notificaciones
En cada etapa dentro del flujo, podrás configurar notificación según los requerimientos que tengan. Esto puedes realizarlo desde la pestaña Notificaciones >> Añadir notificación y agregar todas las notificaciones que necesites.
Para configurar correctamente las notificaciones, debes completar todos los campos:
- Titulo: nombre de la notificación.
- Dependencia: permitirá indicar en que momento se activará la notificación y esto dependerá del estado de la operación actual. Las opciones son: Aprobado, Error, Rechazado, Devuelto y Esperando.
- Asunto: asunto de la notificación que llegará vía correo
- Destinatarios: podrás indicar el tipo de destinatario al que será notificado. Las opciones son:
* Dirección de email: podrán agregar todas las direcciones de email que requieran, separadas por una coma entre si.
* Encargado de la etapa: esta opción permitirá notificar a la persona designada como responsable de la aprobación de la etapa (esto aplica en operaciones distintas a la inicial).
* Solicitante del proceso: esta opción permitirá notificar a quien solicito el proceso, ya sea de movimiento o alta.
Gatillador
El gatillador es la operación final que desencadenará la acción en la ficha del colaborador. En el caso del flujo de movimiento, gatillará los cambios indicados a la entidad trabajo; mientras que en el caso del flujo de baja gatillará que la ficha quede inactiva.
Para que el gatillador funcione correctamente deben configurar las dependencias y notificaciones la igual que en los pasos indicados anteriormente.
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 