Objetivo:
El objetivo del artículo es explicar de forma clara y completa el proceso que siguen los firmantes de la empresa cuando hay uno o más documentos pendientes por firmar en la plataforma.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo se encuentra orientado principalmente hacia los firmantes de la organización, distintos a los firmantes de tipo colaborador. Es importante destacar que este artículo no aborda cuestiones relacionadas con el acceso a la plataforma.
Para el caso de los firmantes de tipo Representante Legal es fundamental tener en cuenta que, antes de iniciar el proceso de firma, la empresa debe designar previamente al usuario como Representante Legal dentro de la plataforma.
La funcionalidad de firma masiva no se encuentra disponible para los colaboradores al minuto de firmar sus propios documentos laborales.
Proceso individual en plataforma:
El proceso comienza con una notificación de firma, esta se generará cuando el administrador de la plataforma Buk requiera tu firma en uno o más documentos. El usuario recibirá una notificación en su correo corporativo con el asunto "BUK | Tienes documentos esperando ser firmados". Desde allí se puede ver la cantidad de documentos que necesitan la firma y acceder a Buk haciendo click en los botones "Ver Documentos" o "Firma aquí".
Una vez iniciada la sesión en Buk, se mostrará una ventana en específico llamada "Documentos" donde tendrás la opción de visualizar tres pestañas: "Mis Firmas Pendientes" en la cual se muestran los documentos pendientes por firmar, “Mis Revisiones Pendientes” en la cual se muestran los documentos pendientes de revisión y otra pestaña de "Todos los Documentos" donde podrás revisar los documentos emitidos. En este momento, podrás firmar de forma individual o masiva. De forma individual busca el documento a firmar y presiona, en la sección de "Acciones", el botón de "Firmar".
Posteriormente, aparecerá una ventana emergente que incluirá un campo para ingresar tu contraseña de inicio de sesión en Buk. Introduce tu contraseña en el campo proporcionado y luego haz clic en el botón "Verificar Contraseña" para avanzar con la firma del documento.
Luego, encontrarás una casilla para ingresar el código de seguridad, el cual recibirás nuevamente en tu correo corporativo con el asunto "Tu código de firma (número del código)". Si no recibes el código en unos minutos, puedes hacer click en la opción "Reenviar un nuevo código" para que el sistema te lo envíe de nuevo. Ingresa el código recibido en la casilla correspondiente y pulsa "Firmar Documentos" para completar el proceso.
Una vez listo el sistema te notificará el éxito del proceso.
Proceso masivo en la plataforma:
Si deseas hacerlo masivamente, selecciona en las casillas todos los documentos a firmar. Luego desde "Acciones" presiona en "Firmar Documentos".
Continua con el proceso de verificación de contraseña de Buk y código de seguridad tal como se detalla en el apartado anterior (Proceso individual en plataforma), y listo, ya lograste firmar tus documentos de forma masiva.
Módulos requeridos:
- Módulos: Firma Digital y Gestión Documental
Configuraciones generales necesarias o asociadas:
Por último, si en tu plataforma los administradores activan el parámetro general "Enviar documentos firmados a representantes legales", y estás firmando un documento como Representante Legal, recibirás un correo electrónico con el asunto "Tu documento está listo" cuando todas las partes hayan firmado el documento. En el cuerpo del correo, encontrarás el documento que firmaste adjunto. Este correo se enviará por cada documento que hayas firmado. Al descargar el documento, podrás visualizar tu firma electrónica, la fecha y hora en que se realizó, así como también un código QR que te permitirá autenticar la firma de forma rápida y sencilla.
Palabras claves:
Firma, colaborador, flujo, paso a paso, QR, código, correo, mail, notificar, notificación, contrato, Representante Legal.
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