Objetivo: 

El propósito principal de este artículo es ofrecer instrucciones detalladas sobre la creación de una nueva evaluación de desempeño en Buk, centrándose específicamente en la configuración de la sección "Etapas del proceso". Se detallan los elementos cruciales que deben configurarse en esta sección, incluyendo la asignación de nombre, las fechas de inicio y término de la evaluación.

Además, el artículo proporciona información sobre cómo establecer permisos para la publicación de informes de evaluación y cómo definir las características específicas de cada tipo de evaluación disponible en Buk, como la autoevaluación, la evaluación descendente, la evaluación ascendente y la evaluación paralela.

Se exploran también aspectos más avanzados, como la posibilidad de notificar el inicio de la evaluación, establecer límites de cantidad máxima de evaluadores por participante, habilitar una fase de verificación y configurar la validación de las evaluaciones descendentes.

Asimismo, se detallan las opciones de "Evaluación secuencial" y "Múltiples evaluaciones", proporcionando orientación sobre cómo utilizar estas funciones.

Por último, el artículo explica cómo agregar otras etapas al proceso de evaluación, como Calibración, Feedback y Apelación, brindando una visión completa del proceso de configuración disponible en Buk.


Alcance / Limitaciones: 

El artículo está dirigido a usuarios administradores o usuarios con perfiles personalizados que cuenten con permisos de modificación en Evaluaciones. Se centra en la primera fase de configuración de una evaluación, conocida como "Etapas del proceso".


Proceso en Plataforma: 

Para crear una nueva evaluación de desempeño, accede al módulo "Talento", haz clic en "Desempeño" y selecciona "Evaluaciones". Selecciona “Nueva evaluación”, podrás crearla desde cero o desde una evaluación anterior para copiar su configuración.



Debes asignar un nombre a la evaluación. Además, tienes la opción de establecer fechas de inicio y término, pero ten en cuenta que estas fechas serán únicamente informativas, ya que el inicio y término de la evaluación lo deberás realizar de forma manual.

Luego deberás configurar:

  1. Etapas del proceso
  2. Formularios
  3. Resultados


Etapas del proceso

Desde esta sección podrás configurar los tipos de evaluaciones y etapas que tendrá el proceso de evaluación de desempeño



  • Configura quién puede publicar los informes de evaluación:

Primero, haz clic en el símbolo de engranaje para determinar quién tendrá la capacidad de publicar los informes de evaluación una vez que se complete la etapa de evaluación. Tienes dos opciones:

  • “RRHH puede publicar el informe": Esto permitirá que los usuarios administradores del módulo puedan hacerlo desde el seguimiento de la evaluación.
  • “RRHH y supervisor pueden publicar el informe": Además del administrador, el supervisor directo del colaborador podrá publicarlo desde la sección "Mis evaluaciones" 



Una vez que hayas decidido los permisos, haz clic en la casilla "etapas del proceso" para comenzar con la configuración


  • Evaluación secuencial:

Con esta opción, puedes definir el orden en que se llevarán a cabo los diferentes tipos de evaluaciones. Primero, selecciona los tipos de evaluaciones que formarán parte de tu proceso. Luego, elige la opción "Habilitar evaluación secuencial", lo que añadirá los pasos correspondientes. Deberás arrastrar y soltar las tarjetas de las evaluaciones según el orden que desees para cada una.


Por ejemplo, si seleccionas "autoevaluación" como paso 1 y "evaluación descendente" como paso 2, significa que un supervisor podrá evaluar a su colaborador descendentemente una vez que este haya realizado su autoevaluación.



  • Múltiples evaluaciones:
    Esta opción permite diferenciar qué tipos de evaluación le corresponde a cada participante, así como asignarles un peso específico. De esta manera, puedes incluir participantes que no tengan evaluadores en todos los tipos de evaluación y redistribuir los pesos configurados en esta sección.
    Por ejemplo, puedes asignar a un líder la evaluación tanto descendente como ascendente, mientras que a un colaborador solo se le asigna la evaluación descendente. Esto te brinda flexibilidad para adaptar el proceso de evaluación a las necesidades específicas de cada individuo dentro de tu organización.

    En el siguiente artículo, encontrarás instrucciones detalladas sobre cómo cargar participantes cuando se activa esta opción
- Cargar participantes a evaluación de desempeño: Múltiples evaluaciones



  • Tipos de evaluaciones:
    Luego deberás seleccionar que tipos de evaluaciones tendrá tu proceso, puedes elegir entre:

    - Autoevaluación: El colaborador evalúa su propio desempeño
    - Evaluación descendente: El colaborador es evaluado por su/sus supervisor/es
    - Evaluación ascendente: El líder es evaluado por sus colaboradores
    - Evaluación paralela: Los miembros de un equipo se evalúan mutuamente en el mismo nivel jerárquico

    Después de seleccionar los tipos de evaluación, debes asignarles un peso, asegurándote de que la suma total sea del 100%. Estos ponderadores se utilizarán para calcular la nota final de cada participante. Si optas por la opción "Habilitar múltiples evaluaciones", al cargar a los participantes podrás definir los pesos para cada grupo. En caso de que esta opción no esté marcada, los pesos ingresados aquí serán aplicados a todos los participantes por igual.


Al seleccionar los tipos de evaluaciones, se dispondrá una pestaña llamada “Configuración avanzada” por cada tipo de evaluación, al hacer clic ahí podrás:

  • Notificar inicio de evaluación:
    Al seleccionar esta opción se enviará una notificación al evaluador cuando deba completar las evaluaciones asignadas, se indicará los nombres de las personas que debe evaluar y se puede agregar un mensaje personalizado en esta notificación.
  • Definir cantidad máxima de evaluadores:
    Define la cantidad máxima de evaluadores por participante en este tipo de evaluación. Cada participante podrá tener asignado como máximo el número de evaluadores establecido aquí, siendo el mínimo de un evaluador por participante.
  • Habilitar fase de verificación:
    Además, puedes agregar una fase de verificación que será previa a la evaluación, deberás asignar verificador a los participantes los cuales deberán verificar si la asignación de evaluadores es correcta. En caso de no serlo, los verificadores podrán proponer nuevos evaluadores que deberán ser aprobados por el administrador

    Revisa el siguiente artículo para aprender a gestionar la fase de verificación

               


Si has agregado Evaluación descendente al proceso, tienes la opción de añadir una etapa de validación.

  • Validación:
    Si activas la Validación en las evaluaciones descendentes, deberás asignar validadores para aprobar las evaluaciones completadas. Una vez que los evaluadores hayan completado las evaluaciones descendentes correspondientes, los validadores deberán aprobarlas para que queden finalizadas. En caso de que un validador las rechace, el evaluador descendente deberá ajustar sus notas para que el validador las revise nuevamente. Las evaluaciones se considerarán finalizadas una vez que hayan sido validadas.
    Además, podrás notificar al validador y al evaluador. Notifica al validador cuando tenga que validar una evaluación y luego notifica al evaluador cuando sus evaluaciones hayan sido validadas o rechazadas



Si tu proceso de evaluación incluye tanto autoevaluación como evaluación descendente, puedes optar por la opción:

  • Mostrar el formulario al evaluador descendente:
    Esto permitirá al evaluador descendente revisar las respuestas de la autoevaluación, pero solo si la autoevaluación ya ha sido completada. Esta configuración está disponible en la sección de configuración avanzada de la autoevaluación.


Una vez que hayas configurado la etapa de evaluación, podrás agregar otras etapas al proceso:

  • Etapa Calibración:

En esta etapa podrás revisar las notas de los participantes y realizar modificaciones en los formularios de las evaluaciones descendentes. Solo podrás calibrar las evaluaciones descendentes

  • Etapa Feedback:
    Durante la etapa de Feedback, el evaluador descendente tiene la responsabilidad de entregar comentarios de feedback a sus colaboradores. El evaluador descendente podrá revisar el informe de notas del evaluado antes de dejar sus comentarios. Una vez que el feedback sea enviado, se notificará al evaluado, quien podrá revisar el feedback directamente en su ficha. Además, el evaluado tendrá la opción de indicar si está "Conforme" o "No conforme" con el feedback recibido, y también podrá dejar sus propios comentarios.

  • Apelación:
    Esta opción estará disponible únicamente si se ha seleccionado la etapa de Feedback. Una vez que el colaborador reciba el Feedback, tendrá la posibilidad de apelar su nota en caso de recibir "No conforme". El administrador podrá revisar el caso y realizar modificaciones solo en la evaluación descendente, si es necesario.



Listo, siguiendo estos pasos habrás configurado las etapas del proceso. Ahora puedes proceder a configurar los formularios de la evaluación.


Te recomendamos revisar el siguiente artículo para continuar con la configuración de tu evaluación de desempeño:
-Configuración evaluación de desempeño: Formularios


Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas
  • Módulos: Gestión del desempeño


Palabras Claves: Evaluación, etapas del proceso, autoevaluación, evaluación, descendente, ascendente, paralela, verificación, validación, feedback, calibración, apelación, múltiples evaluaciones, evaluación secuencial


También te puede interesar:
Configuración evaluación de desempeño: Formularios  

Configuración evaluación de desempeño: Resultados 


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