Objetivo: 
El objetivo de este artículo es proporcionar una guía detallada para configurar y utilizar eficientemente plantillas de procesos de selección en Buk. Proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo crear plantillas, asignar cargos, seleccionar formularios de postulación y preguntas, así como crear etapas y aplicar reglas de automatización. El artículo busca optimizar el flujo de trabajo al agilizar el proceso de selección mediante el uso de estas plantillas y herramientas de automatización, permitiendo a los usuarios gestionar mejor sus procesos de reclutamiento y selección.


Alcance / Limitaciones:
El artículo está dirigido a administradores de la plataforma o usuarios con perfiles personalizados que tengan permisos de edición en el módulo de Selección.


Proceso en Plataforma: 
Para optimizar el flujo de trabajo, configura plantillas de procesos de selección que puedas reutilizar en cada nuevo proceso. Para empezar, dirígete al módulo de selección y selecciona la opción "Administración", donde encontrarás la sección "Plantillas de procesos de selección".


Para iniciar, haz clic en "Crear Plantilla de Proceso". Luego, asigna un nombre a la plantilla y selecciona los cargos que deseas asociar a esta plantilla. Si no seleccionas cargos, podrás utilizar la plantilla para todos los procesos de selección.
También, debes seleccionar los formularios de postulación externa, interna y formularios de preguntas que estarán asociadas a la plantilla. Estos formularios deben estar creados previamente.



Luego, debes crear las etapas que formarán parte de la plantilla de proceso. Por defecto, encontrarás las etapas "Postulantes", que representa el primer paso del proceso. Aquí se listarán automáticamente los postulantes una vez completen el formulario de postulación correspondiente. Además, encontrarás la última etapa, "Contratados". Si cuentas con el módulo de Workflows activado, podrás iniciar desde esta etapa solicitudes de alta o de movimientos.


Para crear nuevas etapas, haz clic en "Agregar etapa". Podrás posicionarlas donde prefieras entre las etapas de postulantes y contratados.



Reglas de automatización:
Una vez que hagas clic en "Guardar", podrás agregar reglas de automatización a las plantillas haciendo clic en "Agregar automatización". Estas reglas te permitirán establecer acciones en cada etapa del proceso, como enviar correos y formularios, mover y descartar postulantes automáticamente.



Para crear reglas en cada etapa del proceso, haz clic en "Nueva regla" en la etapa donde desees agregarla.




Primero, selecciona la acción que deseas automatizar. Las opciones son:

  1. Mover postulante: Configura automáticamente el avance de un postulante a una etapa específica si cumple con las condiciones que definas. Debes seleccionar la etapa a la que deseas mover a los postulantes que cumplan con las condiciones definidas.
  2. Enviar formulario: Envía formularios previamente configurados si se cumplen las condiciones que establezcas.
  3. Enviar correo: Se enviará un correo a postulantes, supervisores de reclutamiento u otros destinatarios si se cumplen las condiciones que definas. Debes configurar el correo que se enviará. Puedes utilizar plantillas previamente configuradas o redactar el correo. 
  4. Descartar postulante: Envía automáticamente a un postulante a la sección de descartados de la etapa correspondiente.


Condiciones:
Luego, debes elegir las condiciones. La acción se activará cuando la condición seleccionada se cumpla en la etapa del proceso:

  • Cuando un postulante se mueve a esta etapa: La acción se activa cuando el postulante es movido a la etapa en la que se crea la regla.
  • Cuando un postulante responde al formulario xxxx en esta etapa: La acción se activa cuando el postulante responde al formulario seleccionado en la etapa en la que se crea la regla.

Filtros avanzados: 

Adicionalmente, puedes agregar condiciones personalizadas utilizando el filtro avanzado. Esto permite filtrar a los postulantes a los que se les activará la regla. Si un postulante no cumple con el criterio establecido en el filtro avanzado, a pesar de cumplir la condición, la regla no se activará para él.


¡Y listo! Una vez que hayas seguido estos pasos, podrás utilizar tus plantillas para crear cualquier proceso de selección y así agilizar tus operaciones. Recuerda que siempre podrás editar las reglas creadas desde las acciones.




Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas
  • Módulos: Selección


Palabras Claves: 
Procesos de selección, configuración, automatización, etapas, reglas, acciones, formularios, postulantes, condiciones, filtros avanzados, administradores


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