Objetivo:
El propósito de este artículo es orientar a los usuarios, especialmente a los administradores de nómina, en el proceso de pago de liquidaciones para empleados que poseen múltiples fichas activas en un mismo período. Se busca explicar cómo gestionar correctamente estas liquidaciones en Buk para evitar errores y asegurar un cálculo preciso de la base tributable e imponible, proporcionando recomendaciones específicas y un paso a paso para el manejo eficiente de estos casos.
Alcance / Limitaciones:
Este procedimiento está dirigido principalmente a usuarios que manejan el proceso de nómina en Buk y que se encuentran con la situación de empleados con varias fichas activas. La guía se limita al manejo de liquidaciones en esta circunstancia específica y no aborda otros aspectos del proceso de nómina que no estén relacionados con múltiples fichas.
Sustento Legal y Aplicaciones:
En el manejo de empleados con múltiples fichas, es esencial comprender que estos son aquellos que tienen más de una ficha activa en un determinado periodo. Esto implica que el empleado recibirá tantas liquidaciones como fichas activas posea en ese periodo. Con el nuevo sistema de pago de remuneraciones, las liquidaciones se pueden cerrar desde cada proceso. Este cierre se efectúa automáticamente cuando el proceso cambia de estado de “iniciado” a “en revisión”, después de que el sistema realiza los cálculos necesarios.
Es importante recordar que las modificaciones en las liquidaciones solo son posibles cuando el proceso se encuentra en la etapa “iniciado”, ya que es en esta fase donde se pueden abrir las liquidaciones para realizar cambios. En Buk, para un empleado con varias fichas, se suman todos sus ingresos o rentas para el cálculo de la base tributable e imponible. Por lo tanto, cualquier modificación en una de las liquidaciones puede afectar el cálculo de las demás, lo que significa que si una liquidación está cerrada, no se pueden realizar cambios en ella.
Dado lo anterior, y el contexto de un empleado con múltiples fichas, tenemos algunas recomendaciones que te deberían ayudar a prevenir errores o problemas durante el pago de remuneraciones:
- Incluye todas las liquidaciones del empleado con múltiples fichas en el mismo proceso, y así evita que al realizar un cambio en alguna de las liquidaciones no pueda materializarse porque exista alguna cerrada.
- En caso de que las liquidaciones deban ir en procesos distintos, asegúrate que antes de realizar algún cambio todas las liquidaciones estén abiertas. Una vez termines de hacer los cambios necesarios en todas las fichas, es importante cerrarlas manualmente antes de avanzar cualquiera de los procesos al estado “En revisión”.
Proceso:
Para explicar mejor este caso, consideremos que en este ejemplo estamos pagando nuestros procesos por empresa y tenemos un colaborador con múltiples fichas contratado en empresas diferentes.
Después de realizar los cambios necesarios en las diferentes fichas del colaborador con múltiples fichas (identificada en este ejemplo con el rut 10.000.041-5), la ubicamos en los procesos a los que pertenezca haciendo uso de los filtros y procedemos a cerrar sus liquidaciones antes de cambiar el estado del proceso, esto mediante el botón de "Cerrar la liquidación".
Si tienes muchos empleados con múltiples fichas, recuerda que también tienes la opción más eficiente de cerrar todas las liquidaciones de los procesos a través de "Acciones" seleccionando la opción de "Cerrar Liquidaciones (Todas)". Con esta alternativa es importante que te asegures de cerrar todas las fichas de todos los procesos antes de avanzar las etapas de algún proceso.
A continuación podremos continuar los procesos con normalidad para realizar los pagos y cerrarlos.
En caso que en el proceso veas el error “La liquidación está cerrada” haciendo referencia a otra ficha del colaborador, te recomendamos comunicarte con nuestros agentes de atención al cliente para que te ofrezcan el soporte correspondiente.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
Palabras Claves: Múltiples fichas, doble trabajo, nuevo proceso de pago, nueva vista, reproceso, proceso, general, multificha, iniciado, en revisión, pagado, error, alerta, cerrar.
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