Buk Chile

Objetivo: 

Este artículo está diseñado para guiar a los usuarios en la creación de un curso tipo webinar. El objetivo es instruir sobre el paso a paso requerido para crear un webinar con toda su información, creación de perfil de relator externo, agendamiento e instancia(s) para publicarlo y realizarlo a un grupo determinado de participantes a través de la plataforma.

Alcance / Limitaciones: 

Este procedimiento es aplicable a todos los usuarios que tengan rol "Superadmin" y "Admin", quienes pueden crear cursos tipo webinar en el LMS.

Proceso:

Para acceder a la creación de un webinar, debes hacer clic en "Cursos E-learning" en el menú de la izquierda y luego presionar "Cursos".

Ya en la biblioteca de Cursos E-learning, para crear un webinar, haz clic en "Agregar nuevo" y luego "Webinar" 

A continuación, deberás completar:

• Datos básicos: se solicita sólo la información requerida (los otros campos, de carácter opcional, se verán a continuación en la edición del webinar). 
  

Aquí se debe completar:

• Nombre del curso
• Proveedor
• Categoría y subcategoría
• Categoría customizada (en caso de tener)
  
  

Agendamiento: se debe configurar todo lo respectivo al Webinar. Además, deberás fijar el agendamiento de la instancia predeterminada de este curso. Recuerda que tal como para cursos e-learning, para un curso tipo Webinar también puedes agendar múltiples instancias.

En este caso, se debe completar: 

• Usuario host: usuario controlador del webinar, solo puede existir uno. En caso de que el usuario host, no haya entrado al webinar, los demás participantes no podrán entrar.
  
  Es quien deberá iniciar la reunión en Zoom y quien tendrá todos los permisos y atribuciones.
  Sin embargo, una vez que este usuario ingrese a la reunión de Zoom, puede asignar a otros participantes como Panelistas para apoyar en el monitoreo de los participantes. (Participantes > Ascender a panelista) o bien configurar a los panelistas en la configuración del webinar.

El rol de panelista cobra importancia, ya que ante una dificultad técnica del usuario designado como Host, serán ellos quienes tomarán su lugar mientras el Host se vuelve a incorporar.

El usuario host tendrá todos los permisos y atribuciones:

• Silenciar/detener/remover participantes o panelistas
• Compartir pantalla y permitir que otros lo hagan
• Crear o editar encuestas 
• Terminar la sesión
• Otros
  
  
• Panelistas
• Envío de citas
• Visualización en estrenos
• Agendamiento:

Al hacer clic en el modal de "Agendamiento", luego deberás: seleccionar la fecha, la hora de inicio, la hora de término y verificar disponibilidad. Luego, haz clic en botón seleccionar y finaliza con "Guardar y volver".

Al verificar la disponibilidad recuerda que:

• La duración máxima de una instancia  webinar es de 4 horas
• Solo puedes agendar un webinar en simultáneo
• El máximo de participantes por cada instancia, es de 500 colaboradores.

Al terminar de crear el webinar, la plataforma te redirigirá a la pestaña de Instancias dentro de la edición del curso webinar:

Acá, verás la Instancia predeterminada que creaste al crear el webinar, que será una instancia de tipo Privada. Puedes crear múltiples instancias privadas para un mismo curso webinar, pero estos solo pueden tener una instancia Pública. 

También podrás inscribir a los participantes de tu webinar, para ver las condiciones y cómo realizarlo dirígete a la sección "Participantes instancia webinar".

Una vez completados los pasos anteriores, podrás completar el resto de los campos opcionales en la pestaña de "Ajustes" > "Información del curso"

Vista General del webinar:

Asimismo, verás que el webinar tiene la siguiente distribución del menú en las siguientes pestañas: 

• General:

Aquí podrás visualizar información general como el nombre, imagen, proveedor, duración, cantidad de participantes, aprobados, aprobación promedio y asistencia promedio. Además, podrás añadir notas, las cuales solo podrá verlas un administrador.

• Ajustes:

En este menú desplegable encontrarás las siguientes opciones para configurar tu webinar.

• Información del Curso:

Verás la información completa en el paso 1 de la creación. Podrás editar la información que requieras. 

• Datos básicos:
  • Imagen del webinar: es la que aparecerá como portada en el portal del colaborador
  • Trailer del webinar: video corto que dará un pequeño adelanto de lo que será el webinar 
  • Destacar webinar: mantener en la sección de destacados en el portal del colaborador
  • Ocultar en catálogo: no mostrar en catálogo 
  • Prioridad: muy baja, baja, media, alta y muy alta (en qué lugar se posicionará del carrusel) 
  • Descripción corta
  • Descripción del curso 
  • Nivel: básico, intermedio o avanzado
  • Ficha descargable 
  • PDF manual descargable
• Diploma: 
  • Activar los diplomas: sí o no. En caso de seleccionar "Sí", deberás seleccionar el diploma, que debe estar previamente cargado en la sección de diplomas y certificados en "Mi cuenta" 

        *En este artículo encontrarás cómo cargar diplomas.

• Integración con Sence
  • Habilitar integración con Sence: sí o no. En caso de seleccionar "Si", deberás ingresar: 
    • Código Sence 
    • Código curso

Formato de correos:

En esta vista podrás activar o desactivar el envío de correos base y recordatorios

• Formato de correos (general)

• Correos webinar

  • Correo participantes: podrás activar o desactivar un recordatorio a los participantes inscritos, 2 horas antes de que comience el webinar. Este mensaje es estándar y no es editable. Además, podrás activar o desactivar recordatorios a los participantes inscritos, 10 minutos antes de que comience el webinar. Este mensaje, a diferencia del anterior, si se puede editar y customizar en el recuadro de más abajo.

  • Correo relatores: podrás activar o desactivar un recordatorio al relator del webinar que se enviará un día antes de iniciar el webinar. Además, podrás activar o desactivar un recordatorio al relator del webinar que se enviará 30 minutos previos al inicio del webinar. 

• Gamificación:

Acá podrás activar o desactivar dos hitos que podrán generar puntos a aquellos colaboradores que lo cumplan 

• Permisos y accesos:

Configura qué división de los usuarios podrán visualizar y tener acceso a este curso. 

Instancias, crear nueva instancia:

En esta pestaña se visualizan las instancias de un Webinar. Puedes agregar instancias nuevas, editarlas y también descargar con el ícono de descarga.

Acá, verás la Instancia predeterminada que creaste al crear el webinar, que será una instancia de tipo Privada. Puedes crear múltiples instancias privadas para un mismo curso Webinar, pero estos solo pueden tener una instancia Pública.

Para agregar una nueva instancia, en esta misma pestaña debes seleccionar "Agregar nueva"

Luego deberás completar el formulario y para finalizar, hacer clic en "Crear y Editar"

Participantes instancia Webinar:

Para acceder a los participantes de la instancia e inscribirlos, haz clic en el ícono de "Participantes" en Acciones. 

Al entrar, podrás realizar las inscripciones en el webinar. En ella, se visualizarán 3 secciones:

Participantes requeridos: usuarios que el administrador configura para que hagan de manera requerida el webinar. Dichos usuarios, lo visualizarán de esa manera en el portal del colaborador en su plan de aprendizaje. 

Para hacer inscripciones, haz clic en "Cargar participantes" e inscribe los identificadores correspondientes.

Para poder eliminar participantes, haz clic en "Eliminación masiva"

Para filtrar por algún parámetro, haz clic en el ícono de embudo 

Importante: para obtener el reporte completo en formato Excel (con todas las pestañas incluidas), es necesario hacer clic en el botón "Descargar Excel"  

Participantes opcionales: usuarios que el administrador configura para que hagan de manera opcional el webinar. Dichos usuarios, lo visualizarán de esa manera en su catálogo. Para hacer la inscripción, haz clic en "Cargar participantes" e inscribe los identificadores correspondientes. 

Reglas: en esta vista podrás añadir reglas para que, de manera automática, se inscriban usuarios que cumplan con los criterios que se establezcan. Podrás ajustar estas reglas tanto para participantes requeridos como para participantes opcionales. 

Una vez que hayas inscrito a usuarios, podrás visualizar el consolidado de los mismos en una tabla con la siguiente información de cada colaborador: 

• Identificador

• Nombre 

• Correo

• Avance

• Aprobación

• Nota 

• Origen: curso o malla 

• Categoría customizada (en caso de tener) 

• Acciones: 

  • Restablecer avance: reinicia el avance del participante, dejándolo en cero

  • Mover de instancia: en este caso esta acción está deshabilitada, ya que no existen más instancias a las cuales pueda moverse algún participante. 

  • Eliminar: para eliminar participantes. Recordar que al eliminar, elimina por completo la data.

Módulos Requeridos:

• Base: Esencial
• Módulos: Capacitaciones

Palabras Claves: 

Buk Capacitaciones, Webinar, Zoom, aprendizaje sincrónico, host, panelista, Relator Externo.