Buk nos permite crear perfiles con permisos a ciertas acciones dentro del sistema, como poder tener lectura, lectura sensible o modificar algunos módulos o información; pero muchas veces no basta con esta limitación, por eso nos da la posibilidad, además, de limitar por áreas (que tenga acceso a los mismo permisos pero en determinadas áreas) o por juegos de datos (conjunto de permisos).

Los juegos de datos permiten limitar el acceso a ciertos conjuntos de recursos como: Empresas, ítemes, cargos o plantillas. Esto quiere decir que se arman distintos conjuntos con dichos recursos, y luego se limita el acceso a los usuarios a ver y utilizar sólo los conjuntos a los que están limitados, y dejar fuera de su alcance los restantes juegos de datos.

Para poder trabajar con juegos de datos, el primer paso sería habilitar la siguiente configuración general:

Una vez activada la opción, se habilitará la configuración de juegos de datos en donde podrás crear los juegos de datos que necesites:

Entonces, lo primero es crear un juego de datos, dándole un Nombre y una Descripción (opcional):

Pudes crear todos los juegos de datos necesarios, editarlos o eliminarlos.

Una vez creado el juego de datos, debes asignarlo a los usuarios que quieras limitar.

Para eso, debes ir a Configuración > Usuarios y Perfiles, Editar en el usuario al que quieras limitar, y en la nueva ventana que se abrirá, seleccionar la casilla Limitar por Juego de Datos. Se desplegará una lista donde debes seleccionar el o los juegos de datos:

Para indicar qué Empresas estarán limitadas por juegos de datos, debes ir a Configuración > Empresas, > Editar la empresa que quieras limitar, y en la sección Juegos de datos, seleccionar la casilla Limitar por Juego de Datos, para posteriormente seleccionar el o los juegos de datos de la lista que se desplegará:

Un usuario que pertenece a un juego de datos y tiene permisos de edición de empresa podrá editar todo -incluyendo las Variables- excepto el límite de juegos de datos, que sólo será editable por el perfil Administrador.

Adicionalmente, es importante aclarar que una empresa sólo puede pertenecer a un juego de datos, pero un juego de datos puede contener varias empresas.

Para indicar qué Cargos estarán limitados por juego de datos, debes ir al menú lateral, Organización > Cargos > Nuevo Cargo (o bien seleccionar el cargo que se quiere editar). Una vez dentro del cargo, vas a la pestaña Editar, y allí haces clic en Opciones avanzadas, donde encontrarás la opción Limitar por Juego de Datos. Al igual que en los casos anteriores, debes seleccionar la casilla, y luego escoger el o los juegos de datos del listado disponible.

En el caso de Ítems, puedes limitar los Haberes, Descuentos y Otros (informativos y aporte empleador), a excepción de los Créditos. La manera de limitarlos, sería al similar que el resto de los recursos: desde el menú lateral, vas a Items > Haberes / Descuentos / Otros > Nuevo Predefinido (o bien seleccionar el ítem que quieras editar y haces clic en Editar). Una vez dentro de la configuración del ítem, vas a Opciones avanzadas, y seleccionas la casilla Limitar por Juegos de Datos. Nuevamente, debes seleccionar el o los juegos de datos del listado disponible:

En el caso de las Plantillas, debes dirigirte a Configuración > Plantillas > Crear Nueva (o Editar una creada previamente) > Opciones avanzadas > Limitar por Juegos de Datos > Seleccionar juego(s) de dato(s):

Observaciones:

1.- La limitación por juego de datos en las plantillas es solo para la generación del documento y no para la visibilidad del documento ya emitido.

2.- Los cargos, ítems, plantillas o empresas que pertenezcan a un juego de datos, solo podrán ser asignados o generados por aquellos usuarios que tengan acceso al mismo juego de datos o quienes no estén limitados por ningún juego de datos.

3.- Aquellos cargos, ítems o plantillas que no pertenezcan a ningún juego de datos, serán públicos, esto quiere decir que cualquier usuario que según sus permisos pueda utilizarlos, los podrán ver, pero no editar.

4.- En este mismo sentido, aquellos usuarios que no están limitados a ningún juego de datos, podrán asignar, generar y/o editar cargos, ítems, plantillas o empresas que sí pertenezcan a algún juego de datos, dado que se asume que un usuario no limitado tiene acceso a todo.

5.- Si uno de los conceptos mencionados anteriormente está limitado por más de un juego de datos, aquel usuario que no tenga todos los juegos de datos no podrá editarlo.

Ejemplo:

  • El cargo 1 podrá ser modificado por todos aquellos usuarios que tengan acceso a modificar cargos, independiente de que esté o no limitado por juego de datos, ya que el cargo no cuenta con limitación.

  • El cargo 2 está limitado por el juego de datos A y solo aquellos usuarios con limitación al juego de datos A o aquellos usuarios que NO estén limitados por juegos de datos, tendrán acceso a editarlo.

  • El cargo 3 está limitado por juego de datos A y B, por este motivo quienes tengan acceso a ambos juegos de datos podrán editarlo, o quienes no estén limitados por juegos de datos; pero un usuario con juego de datos A no podrá editarlo y es lo mismo si el usuario solo tiene acceso al juego de datos B.

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