Objetivo: 

El enfoque del artículo es brindar una presentación detallada y comprensible del proceso de carga, generación e importación de documentos, acompañado de una descripción del flujo de firma correspondiente, con el propósito de brindar apoyo al cliente en la administración de documentos dentro de la plataforma. El objetivo de este proceso es simplificar y uniformar la manera en que los documentos son gestionados, otorgando a los usuarios la capacidad de seleccionar y asignar múltiples firmantes de manera ágil y adaptable, en consonancia con una mayor eficiencia operativa.


Alcance / Limitaciones: 

En el artículo se introduce la posibilidad de configurar en el flujo de firma un máximo de 3 firmantes por documento. Esta composición consta de 1 colaborador y 2 individuos adicionales, que pueden ser elegidos entre una variada combinación de opciones, incluyendo el supervisor del colaborador, el representante legal u otro usuario. Esta ampliación busca superar las restricciones anteriores en el flujo de firma y, simultáneamente, implementar un proceso coherente para la carga, generación e importación de documentos.


Además, en lo que respecta a las explicaciones sobre la carga y generación de archivos, nuestro propósito es brindar una guía para cada uno de estos procedimientos permitiendo que los administradores comprendan de manera sencilla cómo ingresar y gestionar correctamente cada elemento en la plataforma.


Sustento Legal y Aplicaciones: 

A partir de ahora, cuentas con la facultad de designar a cualquier miembro de tu organización como firmante autorizado. Ya no estarás restringido a seleccionar exclusivamente al Representante Legal. Adicionalmente, hemos incorporado la capacidad de efectuar notificaciones a gran escala dirigidas a todos los firmantes, cuya modalidad es similar a la que empleabas previamente con los colaboradores.


Como máximo se pueden definir a 3 firmantes (1 colaborador y 2 firmantes distintos a colaborador). Las opciones de firmantes son:

  • Colaborador.
  • Supervisor del colaborador.
  • Representante legal.
  • Otro usuario.


Con el propósito de instaurar este proceso, será necesario que ajustes la plantilla del documento. Para realizar esta acción, dirígete a "Administrativo" en el módulo de "Documentos y Firmas". Allí selecciona "Plantillas", edita desde el lápiz (✏) o crea un nuevo tipo de plantilla para que puedas definir el nuevo flujo de firma. Establece quienes serán los firmantes y guarda la información para efectuar los cambios.


 

Además, tendrás la capacidad de cargar, generar e importar documentos siguiendo esta misma estructura de firmas, lo que te permitirá seleccionar múltiples firmantes que no necesariamente sean el Representante Legal. Este proceso será uniforme, ya sea que estés generando o subiendo un documento desde la ficha del colaborador, importándolo a través de los importadores, o incluso gestionando desde la API. 


A continuación te describimos cada proceso para poder generar, importar o subir documentos, estableciendo correctamente a los firmantes:


Proceso en Plataforma Individual:

Podremos generar o subir un documento de forma individual y al mismo tiempo designar a nuestros firmantes:


  • Generar documento: Desde la ficha del colaborador, en la pestaña de "Documentos", presiona sobre "Generar Archivo" y elige el documento a generar. De acuerdo con la configuración definida en el flujo de firma en la plantilla del documento, podrás previsualizar a los firmantes involucrados. Si has establecido un representante legal o más en la plantilla, define quiénes serán los representantes que firmarán el documento y, una vez que estés listo, presiona sobre "Generar Documento".







  • Subir documento: Desde la ficha del colaborador, en la pestaña de "Documentos", presiona sobre "Subir archivo". Después de seleccionar el documento que deseas subir, marca las casillas correspondientes para elegir a tus firmantes. Estos pueden incluir al empleado y dos firmantes de la empresa, como el supervisor, el representante legal u otros. Una vez que hayas realizado las selecciones, presiona sobre "Subir".






Después de haber generado o subido el documento, tendrás la posibilidad de notificar a cada destinatario de manera individual. Para hacerlo, dirígete a la ficha del colaborador y selecciona la pestaña "Documentos". Allí encontrarás el documento que deseas notificar. Haz clic en los tres puntos y elige la opción "Notificar".






Proceso en Plataforma Masivo: 

Podremos generar o subir un documento de forma individual y al mismo tiempo designar a nuestros firmantes:


  • Generar documento: Desde "Administrativo", ve al módulo de "Documentos y Firma". Allí, en el botón de "Acciones", haz clic en "Generar Documentos". Se abrirá una ventana emergente en la que podrás seleccionar la plantilla del documento y luego definir a los colaboradores para quienes se generará el documento. El flujo de firma se basará en lo establecido en la plantilla. Si has seleccionado un representante legal o más en la plantilla, define quiénes serán los representantes que firmarán el documento y, una vez que estés listo, presiona sobre "Finalizar".




  • Subir documento: Al momento de emplear el importador de "Documentos (modificador)" selecciona los documentos que deseas importar cuyo nombre debe ser específico para poder identificar a cada colaborador. El nombre debe incluir una forma de identificación única para cada colaborador, tal como el Rut, ID, DNI, RFC, entre otros. 


Existen dos formatos para indicar el nombre del archivo:

  • Si hay una única ficha por colaborador: El nombre del archivo debe ser la identificación del colaborador sin puntos ni guion, por ejemplo: 111111111.pdf.


  • Si hay múltiples fichas activadas: El nombre del archivo debe contener la identificación del empleado, seguido de un "-F " y luego el código de ficha. Suponiendo que el empleado tiene un código de ficha "F1" entonces el nombre del documento/carpeta sería:
    •  111111111-FF1.pdf
    • CONTRATO111111111-FF1.pdf


Por otra parte, establece el destino del documento a subir. Actualmente existen tres opciones:

  • Conservar Estructura: Se mantiene la estructura de archivos y carpetas que se seleccionan. 
  • Carpeta Raíz: Todas las carpetas y archivos se cargan en la carpeta principal del empleado.
  • Carpeta Específica: Podrás seleccionar la carpeta a la cual cargar los documentos donde se desplegará una casilla para que puedas ingresar el nombre de la carpeta de destino.


Una vez seleccionado los archivos o carpetas a cargar, en la sección de "Asignación de Firmas" deberás seleccionar tu configuración de firmantes. Finalmente, en caso de que elijas a un firmante de "Tipo" Representante Legal, deberás elegir a dichos representantes para cada empresa según corresponda. Finalmente presiona "Subir" y/o "Finalizar" para completar la carga.




Una vez que hayas generado o subido el documento podrás notificarlos de forma masiva. Para eso debes ir hasta "Administrativo" en el módulo "Documentos y Firma" seleccionando sobre "Documentos". En esa visual selecciona los documentos a notificar. Luego, en el botón de "Acciones" podrás a los firmantes a notificar desde los botones de "Notificar a Empleados" o "Notificar a Firmantes" (empresa) respectivamente.



De esa manera, habremos hecho el correcto ingreso de documentos en la plataforma.


Consideraciones Generales: 

Podrás configurar y gestiona a tus firmantes desde la API, a continuación te mostramos cómo:

  • Gestionar a los firmantes desde la API: En el POST /employees/{id}/docs del Endpoint de Documentos deberás seleccionar si el documento requiere firma del colaborador, del Representante Legal o de algún otro usuario. Para agregar un firmante distinto al Representante Legal, deberás ingresar el ID de la persona en el parámetro “signatures” en formato array. En este mismo parámetro podrías agregar el ID de un representante legal y así no marcar el parámetro de “signable_by_legal_agent”. Ten en consideración que si asignas a algún firmante dentro del parámetro ”signatures”, se borrará la configuración de los parámetros “signable_by_legal_agent” y ”signable_by_second_legal_agent”.



Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas.
  • Módulos: Firma Digital y Gestión Documental.


Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Con la contratación del módulo de "Firma Digital y Gestión Documental" podrás tener acceso a editar y personalizar plantillas y poder emplear tu firma electrónica. Asegúrate que las siguientes configuraciones estén activas en tu plataforma para poder comenzar a definir tu flujo de firma: "Habilitar plantillas personalizables" y "Habilitar Firma Electrónica".




Palabras Claves:  Firmantes, firma, firma electrónica, flujo, notificar, documento, plantilla, supervisor, representante legal, empleado, cargar, importar, generar.


También te puede interesar:

¿Cómo crear plantillas?

Firma Electrónica para documentos laborales

Flujo de Firma Electrónica para el Represente Legal

Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

Chat | Teléfono | Correo.

¡Felices te ayudamos!