El flujo de trabajo o también conocido como Workflow permite poder parametrizar 4 procesos internos en la organización. Uno de estos procesos es el Workflow de alta que sirve para iniciar un proceso de alta en la plataforma a través de un flujo desde la solicitud hasta la última etapa (Alta).
Para poder configurar primero debemos dirigirnos al Módulo Administrativo >> Empleados >> Solicitudes >> Tuerca de Configuración >> Seleccionar proceso. También podemos crear una nueva plantilla de proceso.
Cada Proceso está compuesto por Operaciones, estas son etapas dentro del proceso. Las Operaciones pueden ser de tres tipos: Flujo, Notificación o Gatillador.
Flujo
Etapa de validación, donde se define al individuo objeto del proceso y toda la información que se requiera sobre este.
Al crear un flujo deberás darle un Título, configurar los Permisos, los Campos y las Dependencias:
Título: Es el nombre de la Operación.
Permisos: Va referido a quienes podrán ver el Proceso, en Tipo de Asignación, puedes escoger entre Área/Cargo o Usuario. Al seleccionar Área/Cargo deberás especificar cuáles.
- Campos: Es la información que rescatará el sistema al hacer la solicitud, cuando hagas clic en "Seleccionar Campos", el sistema desplegará una lista en la que podrás seleccionarlos, podrán ser datos del colaborador, previsional, de trabajo o sobre formas de pago, una vez que los selecciones, podrás elegir si quieres que sean datos solo visibles o si se podrán editar.
Dependencias: Antes de terminar deberás asignarle dependencias al Flujo, que son las Operaciones que deben ocurrir antes de la que se está creando. Además de seleccionar estas como dependencia, debes especificar el estado en que esta debe estar, para que de inicio a la siguiente. Siempre el primer flujo queda sin dependencia por lo que recién en el segundo flujo te aparecerá está pestaña de Dependencias.
- Notificación: Es un correo electrónico que se envía a modo de notificación. Se debe configurar el Template de correo electrónico y sus destinatarios. Este correo será enviado a las personas incluidas cuando se cumpla la dependencia asignada. Dentro de los destinatarios podrás elegir al encargado de la etapa, al solicitante del proceso o un email específico.
Gatillador
Es la etapa que genera el efecto final deseado, por ejemplo, en un proceso de alta, el Gatillador es la etapa previa al ingreso.
Al igual que las otras etapas, debe tener una dependencia para activarse, en este caso debe ser un flujo anterior.
Proceso de Solicitudes de Workflow
Para comenzar una solicitud de Workflow debes dirigirte a Módulo Administrativo >> Empleados >> Solicitudes >> Nueva Solicitud y elegir el proceso correspondiente.
Una vez creada la nueva solicitud, te aparecerá en la primera fila. Debes desplegar la solicitud y seleccionar la etapa del proceso correspondiente.
De acuerdo a la configuración que tenga tu proceso seleccionado, deberás completar los datos al comenzar la solicitud.
Una vez solicitada la primera etapa, aparecerá está en proceso.
La solicitud estará terminada, cuando haya pasado por las Operaciones y haberse Gatillado el final deseado.
Recuerda que ante cualquier duda puedes contactarnos mediante nuestros canales de chat y correo.
No dudes en contactarnos si necesitas información adicional.
¡Estamos disponibles para ayudarte!
☺