Revisa aquí cómo configurar el flujo de Alta en Buk
Para crear un workflow de Alta debes debes ir a Empleados >> Solicitudes >> Configuración
Luego, debes hacer click en Nueva Plantilla de Proceso y completar los campos "Nombre" y "Tipo" (ambos obligatorios) donde tienes que marcar la opción "Alta" y finalmente guardar.
Es fundamental indicar el "Tipo" de flujo dado que esto determinará los campos que podremos seleccionar en la configuración posterior.
Cuando los pasos anteriores hayan sido realizados, podrás comenzar a configurar tu flujo de Alta donde automáticamente podrás visualizar un resumen del flujo a configurar. Por defecto, el flujo trae 2 operaciones para comenzar (ambos editables):
- Operación 1
- Gatillador
Configuración: Para comenzar debemos configurar los Permisos, Campos y Notificaciones dentro de la Operación 1 la cual puede ser renombrada.
1)Permisos
En este apartado podrán configurar los permisos para realizar solicitudes de Alta, los cuales pueden ser:
A) Área/Cargo
Esta opción permitirá conceder acceso a realizar solicitudes de Alta a los usuarios que cumplan con la sub-área y cargo ingresado dentro de los permisos. Si no se cumple con está condicionó los usuarios no tendrán acceso a las solicitudes.
B) Administradores de Solicitudes
Esta opción permitirá conceder acceso a realizar solicitudes de Alta a los usuarios que dentro de su perfil tengan permiso de modificación.
2) Campos
Como fue comentado anteriormente, al seleccionar el tipo de flujo tendremos campos según esa elección en cada etapa dentro del flujo. En este caso, encontraremos campos asociados a la creación de una ficha.
Campos Alta
Estos campos puedes ser editables, obligatorios u opcionales según requiera la configuración del flujo. Siempre recomendamos que en la primera operación al menos estén configurados como editables y opcionales para el correcto llenado de los campos.
3) Dependencias
Esta opción permite determinar en que momento se activaran las etapas. Las dependencias solo aplican al gatillador y a operaciones distintas a la primera.
- Operación: indicar operación que activará la siguiente operación.
- Estado: indicar el estado de la operación que activará la siguiente operación.
4) Notificaciones
En cada etapa dentro del flujo, podrás configurar notificación según los requerimientos que tengan. Esto puedes realizarlo desde la pestaña Notificaciones >> Añadir notificación y agregar todas las notificaciones que necesites.
Para configurar correctamente las notificaciones, debes completar todos los campos:
- Titulo: nombre de la notificación.
- Dependencia: permitirá indicar en que momento se activará la notificación y esto dependerá del estado de la operación actual. Las opciones son: Aprobado, Error, Rechazado, Devuelto y Esperando.
- Asunto: asunto de la notificación que llegará vía correo
- Destinatarios: podrás indicar el tipo de destinatario al que será notificado. Las opciones son:
* Dirección de email: podrán agregar todas las direcciones de email que requieran, separadas por una coma entre si.
* Encargado de la etapa: esta opción permitirá notificar a la persona designada como responsable de la aprobación de la etapa (esto aplica en operaciones distintas a la inicial).
* Solicitante del proceso: esta opción permitirá notificar a quien solicito el proceso.
Gatillador
El gatillador es la operación final que desencadenará la acción en la ficha del colaborador. En el caso del flujo de Alta, gatillará la creación de la ficha de un empleado.
Para que el gatillador funcione correctamente deben configurar las dependencias y notificaciones la igual que en los pasos indicados anteriormente.
Auto-completar información de empleados que ya existen en la plataforma en una solicitud de alta
Para activar esta funcionalidad, debes ir a Configuración >> Parámetros Generales >> Completar información de empleados en solicitudes de alta.
Al momento de completar la solicitud de alta, se mostrará un botón junto al campo RUT que permitirá buscar el rut del empleado y ver si coincide con algún otro en la plataforma. Si coincide, se mostrará la opción de auto-completar la información previsional y personal del colaborador.
Solo se permitirá completar la información cuando el empleado que utilice esta funcionalidad tenga permisos para ver los datos del colaborador registrado en la plataforma. De lo contrarió no se mostrará la opción de completar la información.
En caso de que la opción "Doble trabajo" esté activada y el colaborador tenga más de una ficha registrada en la plataforma, se permitirá escoger desde qué ficha se obtiene la información.
Seleccionar Ficha de Destino en Solicitudes de Alta
Este campo permite seleccionar la ficha en la que se ingresará la información de la solicitud de alta. Se puede seleccionar una nueva ficha para crear una ficha adicional al empleado que se está contratando/recontratando. Si se selecciona una ficha ya existente, se reemplazará la información previsional, de trabajo y de forma de pago de la ficha ya existente. La información personal del colaborador se reemplazará con la información nueva que se ingrese en la solicitud de alta.
Activación
Solo las empresas que tengan la opción general Doble trabajo activada podrán utilizar esta funcionalidad. Esto se debe a que los empleados solo podrán tener más de una ficha de trabajador cuando esta opción está activada.
*En caso de no tener esta opción, debes activarla desde Configuración >> Parámetros Generales.
Configuración
Debes configurar una solicitud de alta donde el campo RUT se complete en la misma etapa, o en una etapa anterior, al campo Ficha Destino.
El campo Ficha Destino permite crear una nueva ficha en el empleado con el que coincida el RUT, o bien seleccionar una que ya exista para reemplazar con la información que se ingresa en la solicitud de alta.
La visibilidad de las fichas que se listan en el campo depende de los permisos que tenga el usuario que completa la etapa donde se lista el campo Ficha Destino. Se puede quitar el límite de la visibilidad de fichas de acuerdo con los permisos del usuario desmarcando la opción Limitar visibilidad de fichas según permisos del colaborador. Al desmarcar esta opción, el usuario que complete la etapa podrá visualizar todas las fichas sin importar los permisos de usuario que tenga.
Uso
Al generar una nueva solicitud de alta y siempre que el flujo de la solicitud se encuentra configurado con el campo Ficha Destino y RUT, al editar la etapa se debe completar el RUT primero. Si el RUT coincide con el de un colaborador de la empresa, se mostrarán en el campo Ficha destino las fichas que coincidan con el RUT del colaborador. Si el RUT ingresado no existe, solo se mostrará la opción para Crear nueva ficha. En caso de que un empleado no cuente con los permisos para ver las fichas del colaborador que coinciden con el RUT ingresado, solo se permitirá crear una ficha nueva.
Toda la información que se complete en la solicitud se ingresará a la ficha seleccionada, reemplazando la información ya existente. En caso de seleccionar una nueva ficha de un colaborador que ya existe en la plataforma, se reemplazará solo la información personal del colaborador por la ingresada en la solicitud de alta, y la información de trabajo, previsional y de forma de pago se ingresarán a la nueva ficha.
Recuerda el proceso de auto-completar los datos aplica en caso de recontrataciones o nuevas fichas, no para nuevos colaboradores.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 