Cómo configurar procesos internos mediante Workflow (solicitudes)
El flujo de trabajo o mejor conocido como Workflow permite parametrizar 4 procesos internos de la organización.
Cómo configurar estos flujos?
Para configurar un proceso debes ir a Empleados >> Solicitudes >> Configuración >> +Nueva Plantilla de Proceso.
Luego, debes completar el nombre y el tipo del proceso y dar click en "Guardar".
Cada Proceso está compuesto por Operaciones y Gatillador, estas son etapas dentro del proceso.
Operación:
Al crear una operación deberás darle un Titulo, configurar los Permisos, los Campos, las Dependencias y notificaciones:
• Titulo: Es el nombre de la Operación.
• Permisos: Va referido a quienes podrán ver el Proceso, en Tipo de Asignación, puedes escoger entre Área/Cargo o Usuario. Al seleccionar Área/Cargo deberás especificar cuales.
• Campos: Es la información que rescatará el sistema al hacer la solicitud, cuando pinches "Seleccionar Campos", el sistema desplegará una lista en la que podrás seleccionarlos, podrán ser datos del colaborador, previsional, de trabajo o sobre formas de pago, una vez que los selecciones, podrás elegir si quieres que sean datos solo visibles o si se podrán editar.
• Dependencias: Antes de terminar deberás asignarle dependencias al Flujo, que son las Operaciones que deben ocurrir antes de la que se está creando. Además de seleccionar estas como dependencia, debes especificar el estado en que esta debe estar, para que de inicio a la siguiente. Siempre el primer flujo queda sin dependencia.
Notificación:
Es un correo electrónico que se envía a modo de notificación.
Se debe configurar el Template de correo electrónico y sus destinatarios. Este correo será enviado a las personas incluidas cuando se cumpla la dependencia asignada. Dentro de los destinatarios podrás elegir al encargado de la etapa, al solicitante del proceso o un email específico.
Gatillador:
Es la etapa que genera el efecto final deseado, por ejemplo, en un proceso de baja, el Gatillador es la etapa previa a la desvinculación.
Al igual que las otras etapas, debe tener una dependencia para activarse, en este caso debe ser un Flujo.
A continuación, este es un ejemplo de un proceso de baja configurado, si te fijas, se destacan las dependencias que permiten que fluya la solicitud:
Proceso de Solicitudes en Workflow:
Para comenzar con una Solicitud debes dirigirte a Solicitudes >> Nueva Solicitud y elegir el proceso correspondiente.
Según la configuración que le hayas dado al proceso seleccionado serán los datos que tendrás que completar al comenzar la Solicitud.
Ya aprobada la primera etapa de la solicitud, esta pasa a estar en progreso.
Únicamente las personas que fueron configuradas en el proceso y RRHH/Administrador pueden ver el estado de la solicitud e intervenir en ella.
La solicitud estará terminada, cuando haya pasado por todas la Operaciones y se haya Gatillado el efecto final deseado.
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 